Microsoft-Lizenzen in Österreich kaufen

Den Lizenzkanal prüfen – nicht nur, ob sich ein Key aktivieren lässt

Ein Product Key dient zur Aktivierung, ist aber kein vollständiger Nachweis Ihres Nutzungsrechts an der Software. Klären Sie vor dem Kauf das genaue Microsoft-Produkt, die Edition und den Lizenzkanal. Office LTSC Professional Plus 2024 ist ein Produkt aus der Volumenlizenzierung – anders als die Einzelhandelsversion von Office Home & Business 2024. Wird ein Angebot lediglich als „Professional Plus“ bezeichnet, sollten Sie daher nach dem zugrunde liegenden Nutzungsrecht, dem geltenden Lizenzvertrag und den mitgelieferten Nachweisen fragen. Eine erfolgreiche Aktivierung allein beantwortet diese Fragen nicht.

Auch die Übertragungsrechte hängen davon ab, wie die Software erworben wurde. Nach den Microsoft-Lizenzbedingungen für Windows-Einzelhandelsversionen kann separat erworbene Software in der Regel auf ein anderes Gerät übertragen werden, sofern sie vom bisherigen Gerät entfernt wird. Vorinstalliertes Windows lässt sich dagegen grundsätzlich nur zusammen mit dem lizenzierten Gerät übertragen. EU-Regelungen können den Weiterverkauf bestimmter unbefristeter Softwarelizenzen unter bestimmten Voraussetzungen erlauben. Das macht jedoch nicht jeden separat verkauften Key rechtmäßig. Fordern Sie bei gebrauchten Lizenzen Nachweise über das ursprüngliche Nutzungsrecht und die bisherige Übertragungskette an.

• Fragen Sie, ob es sich um eine Einzelhandelslizenz, eine OEM-Lizenz beziehungsweise vorinstallierte Lizenz oder eine Volumenlizenz handelt.
• Gleichen Sie die Produktbeschreibung auf der Rechnung mit dem genauen Produkt und der Edition ab.
• Fragen Sie bei Volumenlizenzprodukten, welcher Vertrag Ihr Nutzungsrecht begründet.
• Fordern Sie bei gebrauchten Lizenzen einen Nachweis an, dass der bisherige Inhaber die Nutzung eingestellt hat.
• Prüfen Sie die geltenden Microsoft-Lizenzbedingungen, statt sich allein auf den Aktivierungsstatus zu verlassen.

Eine Windows 11 Pro-Installation ohne Datenverlust vorbereiten

Ermitteln Sie zunächst unter Settings > System > About Ihre aktuelle Windows-Edition und prüfen Sie anschließend unter Settings > System > Activation den Aktivierungsstatus. Führen Sie vor der Planung einer Windows 11-Installation Microsofts PC Health Check aus: Ein Pro-Key umgeht keine Hardwareanforderungen wie einen unterstützten Prozessor, TPM 2.0 und die Unterstützung für Secure Boot. Sichern Sie wichtige Dateien und bewahren Sie einen vorhandenen BitLocker-Wiederherstellungsschlüssel vor dem Betriebssystemwechsel an einem Ort auf, auf den Sie unabhängig vom Computer zugreifen können.

Wenn auf dem Computer bereits eine aktivierte Version von Windows 11 Home läuft, erfolgt der unterstützte Editionswechsel mit einem gültigen Pro-Key über Settings > System > Activation > Change product key. Erstellen Sie für eine Neuinstallation ein Installationsmedium mit den offiziellen Microsoft-Tools und wählen Sie die Edition aus, die Ihre Lizenz abdeckt. Bei der erneuten Installation derselben Edition auf einem zuvor aktivierten Gerät ist häufig eine Reaktivierung über die digitale Lizenz möglich. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob ein weiterer Kauf tatsächlich erforderlich ist.

• Notieren Sie die installierte Edition, bevor Sie einen neuen Key eingeben.
• Rechnen Sie bei einer Neuinstallation mit möglichem Datenverlust und erstellen Sie vorher ein Backup.
• Eine Home-Lizenz aktiviert Windows 11 Pro nicht.
• Ein Mainboard-Wechsel kann eine erneute Aktivierung erforderlich machen und Fragen zur Lizenzübertragung aufwerfen.
• Nutzen Sie nach Hardwareänderungen die Problembehandlung für die Aktivierung, sofern Ihr Fall dafür geeignet ist.

Office nach Nutzern, Geräten und Installationskompatibilität auswählen

Bei der Auswahl zählt nicht einfach die neueste Jahreszahl im Produktnamen. Eine unbefristete Office-Lizenz gilt für eine bestimmte Version gemäß den jeweiligen Lizenzbedingungen. Sie umfasst weder einen Anspruch auf künftige Hauptversionen noch zeitlich unbegrenzte Sicherheitsupdates. Microsoft 365 Family bietet stattdessen Abonnementvorteile für bis zu sechs Personen, die jeweils ein eigenes Microsoft-Konto verwenden. Jede Person kann auf fünf Geräten gleichzeitig bei Microsoft 365-Apps angemeldet sein und erhält ein eigenes OneDrive-Speicherkontingent.

Listen Sie vor dem Ersetzen einer bestehenden Office-Installation die tatsächlich benötigten Anwendungen auf und prüfen Sie die Kompatibilität mit dem Betriebssystem. Office LTSC Professional Plus 2024 ist ein Windows-Produkt und enthält Access, aber nicht Publisher. Die Kombination verschiedener Office-Versionen oder Installationstechnologien kann zu Installationskonflikten führen. Befolgen Sie daher die Bereitstellungshinweise von Microsoft, statt davon auszugehen, dass alle Versionen parallel installiert werden können. Sichern Sie lokal gespeicherte Outlook-Daten, notieren Sie vorhandene Add-ins und prüfen Sie die Kompatibilität mit älteren Datenbanken oder speziellen Vorlagen, bevor Sie das bisherige Office-Paket entfernen.

• Wählen Sie für einen Mac ein Mac-kompatibles Office-Produkt und keine reine Windows-Edition.
• Sechs Nutzer eines Abonnements sollten nicht ein gemeinsames Microsoft-Konto verwenden.
• Prüfen Sie die Kompatibilität von Visio und Project separat; diese Anwendungen sind nicht in Office enthalten.
• Verwenden Sie bei gemeinsam installierten Versionen von Office, Visio und Project durchgehend dieselbe Bit-Version.
• Klären Sie, ob unverzichtbare Add-ins eine 32-Bit-Version statt einer 64-Bit-Version von Office benötigen.
• Unterscheiden Sie zwischen unbefristeten Nutzungsrechten und dem Support-Lebenszyklus des Produkts.

Kaufbelege in Österreich aufbewahren und Rechte bei digitalen Inhalten kennen

Bewahren Sie bei einem geschäftlichen Kauf in Österreich neben den Lizenzunterlagen eine Rechnung auf, aus der Lieferant, Kunde, Produkt und die jeweilige umsatzsteuerliche Behandlung hervorgehen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führt nicht automatisch dazu, dass jeder Kauf unter das Reverse-Charge-Verfahren fällt: Entscheidend sind der Sitz des Lieferanten, der Status des Kunden und die Art des Umsatzes. Inländische österreichische Umsätze und grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen, die die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen, können unterschiedlich behandelt werden. Klären Sie die Rechnungsanforderungen vor der Bestellung mit Ihrer Steuerberatung, insbesondere wenn Sie einen Vorsteuerabzug geltend machen möchten.

Für Verbraucher in Österreich gilt bei Onlinekäufen grundsätzlich ein gesetzliches Rücktrittsrecht. Bei digitalen Inhalten gibt es jedoch eine wichtige Ausnahme. Das Recht kann mit Beginn der Bereitstellung erlöschen, wenn die erforderliche ausdrückliche Zustimmung, die Bestätigung der Kenntnis vom Verlust dieses Rechts und die Vertragsbestätigung vorliegen. Das bedeutet nicht, dass jeder per E-Mail versandte oder aktivierte Key automatisch von einer Erstattung ausgeschlossen ist. Eine freiwillige Rückgaberegelung des Händlers ist außerdem von den gesetzlichen Ansprüchen bei mangelhaften oder nicht vertragsgemäßen digitalen Inhalten zu unterscheiden.

• Geben Sie vor dem Kaufabschluss den korrekten rechtlichen Firmennamen, die Anschrift und die UID-Nummer an.
• Bewahren Sie Bestellbestätigung, Rechnung, Lizenzbedingungen und den Schriftverkehr zur Aktivierung auf.
• Lesen Sie eine etwaige Einwilligung zur sofortigen Bereitstellung digitaler Inhalte, bevor Sie zustimmen.
• Bei geschäftlichen Käufen besteht in der Regel kein verbraucherrechtliches Rücktrittsrecht.
• Dokumentieren Sie Aktivierungsfehler, ohne den vollständigen Product Key öffentlich offenzulegen.
• Unterscheiden Sie zwischen einer Rückgabe wegen eines Meinungswechsels und der Geltendmachung von Ansprüchen wegen mangelhafter digitaler Inhalte.

Microsoft-Lizenztypen: Was Sie vor der Auswahl prüfen sollten