Office voor kleine bedrijven (1–10 medewerkers)

Controleer de licentierechten, niet alleen of de productsleutel werkt

Een productsleutel dient om software te activeren, maar is geen volledig bewijs van je licentierechten. De Microsoft Software License Terms voor de retailversie van Office Home & Business staan installatie toe op één gelicentieerd apparaat, voor gebruik door één persoon tegelijk. Dat betekent niet automatisch dat elke medewerker die dezelfde computer gebruikt een aparte Office-licentie nodig heeft. Voor installatie van Office op zowel de desktop als de laptop van een medewerker zijn daarentegen afzonderlijke licentierechten per apparaat nodig, ook als alleen die medewerker ze gebruikt.

De overdrachtsrechten hangen af van de manier waarop de software is aangeschaft. Volgens de voorwaarden van Microsoft voor een los aangeschafte retailversie van Office mag je de software overzetten naar een ander apparaat dat je bezit, doorgaans maximaal één keer per 90 dagen, met een uitzondering bij een hardwaredefect. Je moet de software van het vorige apparaat verwijderen. Voor vooraf geïnstalleerde software gelden andere overdrachtsvoorwaarden; deze blijft doorgaans gekoppeld aan het gelicentieerde apparaat. Bewaar de factuur en controleer welke licentievoorwaarden van toepassing zijn voordat je apparatuur vervangt.

• Leg de editie, het aankoopkanaal en de toegewezen computer vast.
• Bewaar het aankoopbewijs apart van de productsleutel.
• Ga er niet van uit dat een geslaagde activering bewijst dat je een geldige licentie hebt.
• Controleer de afzonderlijke licentievereisten voordat je Office op een gedeelde server voor extern bureaublad gebruikt.
• Raadpleeg de toepasselijke Microsoft Software License Terms voor de overdrachtsvoorwaarden.

Kies een versie op basis van de resterende beveiligingsondersteuning

Bij een aankoop in 2026 verdient de einddatum van de ondersteuning meer aandacht dan alleen het versienummer. Volgens de gepubliceerde levenscyclusdatums van Microsoft eindigt de ondersteuning voor Office 2021 op 13 oktober 2026 en voor Office 2024 op 9 oktober 2029. Dit zijn vaste datums per product, geen termijnen die beginnen zodra je jouw exemplaar activeert. Koop je een oudere versie kort voor de einddatum, dan kun je deze dus nog maar kort met ondersteuning gebruiken.

Een permanente licentie verloopt normaal gesproken niet wanneer de productondersteuning eindigt, maar de software kunnen blijven gebruiken is iets anders dan beveiligingsupdates blijven ontvangen. Na het einde van de ondersteuning levert Microsoft geen beveiligingsupdates meer voor die versie. Dat is van belang wanneer je bijlagen van klanten of van internet gedownloade documenten opent. Reserveer ook apart budget voor een toekomstige hoofdversie: een eenmalige aankoop van Office geeft geen recht op de volgende versie. Bovendien vereist een ondersteunde Office-versie ook een ondersteunde besturingssysteemconfiguratie.

• Controleer de levenscyclusinformatie van Microsoft voordat je een oudere editie kiest.
• Plan vervanging voordat de ondersteuning eindigt, vooral voor computers die voor klantcontact worden gebruikt.
• Beschouw de activeringsdatum niet als het begin van een nieuwe ondersteuningsperiode.
• Zorg regelmatig voor internettoegang om updates te installeren, ook als je dagelijks offline werkt.
• Controleer vóór aankoop de vereisten voor zowel Office als het besturingssysteem.

Zet Outlook veilig over zonder lokale e-mail of contactpersonen te verliezen

Controleer voordat je Outlook op een vervangende computer instelt welk accounttype je gebruikt en waar elk type gegevens is opgeslagen. IMAP synchroniseert normaal gesproken e-mailmappen met de provider, maar synchroniseert op zichzelf geen contactpersonen, agenda's of taken van Outlook. Bij POP-accounts kunnen berichten alleen op de oude computer staan, afhankelijk van de bewaarinstellingen. Controleer de webmailomgeving van de provider: zoek uit waar ontbrekende gegevens staan voordat je de oude computer wist of de bestaande e-mailinstallatie verwijdert.

Exporteer bij de klassieke versie van Outlook op Windows lokale e-mail, contactpersonen en agenda's waar nodig naar een PST-bestand. Bewaar vervolgens een aparte back-up voordat je iets importeert of opnieuw koppelt. Een OST-bestand is een gesynchroniseerde cache, geen vervanging voor een overdraagbare back-up. Stel het nieuwe account in volgens de actuele server- en verificatie-instructies van de provider, laat de synchronisatie voltooien en vergelijk belangrijke mappen. Outlook for Mac gebruikt andere archiefformaten en hulpmiddelen, dus neem instructies voor het kopiëren van bestanden onder Windows niet ongewijzigd over.

• Breng lokale archieven, contactpersonen en agendamappen in kaart voordat je overstapt.
• Controleer of POP oudere berichten van de server heeft verwijderd.
• Leg handtekeningen, regels en accountinstellingen apart vast.
• Controleer of verzenden en ontvangen werken en of oude berichten beschikbaar zijn voordat je de oude computer buiten gebruik stelt.
• Ga er nooit van uit dat aanmelden via IMAP een lokaal opgeslagen agenda herstelt.

Bepaal hoe bestanden worden gedeeld voordat medewerkers gaan samenwerken

Een Office-licentie voor desktopgebruik biedt toepassingen om bestanden te bewerken, maar levert geen zakelijke dienst voor het delen van documenten en geeft geen toegang tot SharePoint. Een lokale map of gedeelde netwerkmap kan geschikt zijn voor een bedrijf waar telkens één persoon een bestand bewerkt. Als meerdere mensen tegelijk moeten kunnen bewerken, versiegeschiedenis nodig hebben of bestanden gecontroleerd extern willen delen, kies dan bewust een opslagdienst en werkwijze. Samenwerken aan hetzelfde document in Office hangt af van de toepassing, het bestandsformaat en de opslaglocatie, niet alleen van de vraag of iedereen Word of Excel heeft geïnstalleerd.

Als je af en toe samenwerkt, kan een link naar een centraal opgeslagen document verwarring door rondgestuurde e-mailkopieën voorkomen. Controleer daarbij wel de toegangsrechten. Geef bij vertrouwelijk materiaal alleen specifiek aangewezen ontvangers toegang en bepaal wie mag bewerken in plaats van alleen bekijken. Test de daadwerkelijke werkwijze met een representatieve werkmap of een representatief document voordat je een definitieve keuze maakt: macro's, oudere bestandsformaten en bepaalde toepassingsfuncties kunnen het samenwerken bemoeilijken. Zorg voor een apart back-upplan, want synchronisatie kan onbedoelde verwijderingen of ongewenste wijzigingen doorvoeren in plaats van ze te voorkomen.

• Wijs voor elk gedeeld project één centrale opslaglocatie aan waar de leidende versie staat.
• Test het gelijktijdig bewerken met de gekozen Office-versie en opslagdienst.
• Gebruik waar mogelijk DOCX en XLSX in plaats van de oudere formaten DOC en XLS.
• Controleer de rechten voor extern delen wanneer een klantopdracht eindigt.
• Beschouw cloudsynchronisatie niet als een onafhankelijke back-up.

Checklist voor Outlook-migratie: wat niet altijd wordt hersteld wanneer je een account opnieuw koppelt