Office für kleine Unternehmen (1–10 Mitarbeiter)

Prüfen Sie die Lizenzrechte – nicht nur, ob sich der Produktschlüssel aktivieren lässt

Ein Produktschlüssel dient zur Aktivierung, ist aber kein vollständiger Nachweis Ihrer Lizenzrechte. Die Microsoft-Software-Lizenzbestimmungen für die Einzelhandelsversion von Office Home & Business erlauben die Installation auf einem lizenzierten Gerät zur Nutzung durch jeweils eine Person. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass jeder Mitarbeiter, der denselben Computer nutzt, eine eigene Office-Lizenz benötigt. Umgekehrt sind für die Installation von Office auf dem Desktop-PC und dem Laptop eines Mitarbeiters separate Gerätelizenzen erforderlich – auch wenn nur dieser Mitarbeiter beide Geräte verwendet.

Die Übertragungsrechte hängen davon ab, wie die Software erworben wurde. Nach den Microsoft-Lizenzbestimmungen für separat erworbene Office-Einzelhandelsversionen dürfen Sie die Software auf ein anderes eigenes Gerät übertragen, in der Regel jedoch höchstens einmal alle 90 Tage. Bei einem Hardwareausfall gilt eine Ausnahme. Auf dem bisherigen Gerät müssen Sie die Software entfernen. Für vorinstallierte Software gelten andere Übertragungsbestimmungen; sie bleibt in der Regel an das lizenzierte Gerät gebunden. Bewahren Sie die Rechnung auf und prüfen Sie vor einem Gerätewechsel, welche Lizenzbestimmungen gelten.

• Dokumentieren Sie die Edition, den Bezugskanal und den zugewiesenen Computer.
• Bewahren Sie Kaufbelege getrennt vom Produktschlüssel auf.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass eine erfolgreiche Aktivierung eine gültige Lizenzierung nachweist.
• Prüfen Sie vor der Nutzung von Office auf einem gemeinsam genutzten Remotedesktopserver die gesonderten Lizenzanforderungen.
• Entnehmen Sie die Übertragungsbedingungen den geltenden Microsoft-Software-Lizenzbestimmungen.

Wählen Sie die Version nach der verbleibenden Laufzeit für Sicherheitsupdates

Bei einem Kauf im Jahr 2026 sollte das Supportende stärker ins Gewicht fallen als die Versionsnummer allein. Laut den von Microsoft veröffentlichten Lebenszyklusdaten endet der Support für Office 2021 am 13. Oktober 2026 und für Office 2024 am 9. Oktober 2029. Das sind feste Termine für die jeweiligen Produkte, keine Zeiträume, die erst mit der Aktivierung Ihrer Kopie beginnen. Wenn Sie eine ältere Version kurz vor ihrem Supportende kaufen, bleibt daher nur wenig Zeit für die Nutzung mit laufendem Support.

Eine Dauerlizenz läuft normalerweise nicht mit dem Ende des Produktsupports ab. Die weitere Nutzung ist jedoch nicht mit einer fortlaufenden Versorgung mit Sicherheitsupdates gleichzusetzen. Nach dem Supportende stellt Microsoft für diese Version keine Sicherheitsupdates mehr bereit. Das ist insbesondere beim Öffnen von Kundenanhängen oder aus dem Internet heruntergeladenen Dokumenten relevant. Planen Sie außerdem ein separates Budget für eine künftige Hauptversion ein: Ein Office-Einmalkauf beinhaltet keinen Anspruch auf die nächste Version. Auch eine noch unterstützte Office-Version benötigt eine unterstützte Betriebssystemkonfiguration.

• Prüfen Sie vor der Wahl einer älteren Edition die Microsoft-Angaben zum Produktlebenszyklus.
• Planen Sie den Umstieg vor dem Supportende, besonders bei Computern, die im Kundenkontakt eingesetzt werden.
• Betrachten Sie das Aktivierungsdatum nicht als Beginn eines neuen Supportzeitraums.
• Ermöglichen Sie regelmäßigen Internetzugang für Updates, auch wenn Sie im Alltag offline arbeiten.
• Prüfen Sie vor dem Kauf sowohl die Office- als auch die Betriebssystemanforderungen.

Outlook sicher umziehen, ohne lokale E-Mails oder Kontakte zu verlieren

Bevor Sie Outlook auf einem neuen Computer einrichten, klären Sie den Kontotyp und den Speicherort der einzelnen Datenarten. IMAP synchronisiert normalerweise E-Mail-Ordner mit dem Anbieter, synchronisiert aber selbst keine Outlook-Kontakte, -Kalender oder -Aufgaben. Bei POP-Konten können Nachrichten je nach Aufbewahrungseinstellungen ausschließlich auf dem alten Computer gespeichert sein. Prüfen Sie die Webmail-Oberfläche des Anbieters: Bei allen dort fehlenden Daten sollten Sie den Speicherort klären, bevor Sie den alten Computer löschen oder die bestehende E-Mail-Einrichtung deinstallieren.

Exportieren Sie im klassischen Outlook unter Windows lokale E-Mails, Kontakte und Kalender bei Bedarf in eine PST-Datei. Erstellen Sie davon eine separate Sicherung, bevor Sie Daten importieren oder Konten erneut verbinden. Eine OST-Datei ist ein synchronisierter Zwischenspeicher und kein Ersatz für eine übertragbare Datensicherung. Richten Sie das neue Konto anhand der aktuellen Server- und Authentifizierungsvorgaben des Anbieters ein, warten Sie den Abschluss der Synchronisierung ab und vergleichen Sie wichtige Ordner. Outlook for Mac verwendet andere Archivformate und Werkzeuge. Übernehmen Sie Anleitungen zum Kopieren von Windows-Dateien daher nicht unverändert.

• Erfassen Sie vor dem Umzug lokale Archive, Kontakte und Kalenderordner.
• Prüfen Sie, ob POP ältere Nachrichten vom Server entfernt hat.
• Dokumentieren Sie Signaturen, Regeln und Kontoeinstellungen separat.
• Prüfen Sie das Senden und Empfangen sowie den Zugriff auf ältere Nachrichten, bevor Sie den alten Computer außer Betrieb nehmen.
• Gehen Sie niemals davon aus, dass eine IMAP-Anmeldung einen lokal gespeicherten Kalender wiederherstellt.

Legen Sie die Dateifreigabe fest, bevor Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Eine Office-Desktoplizenz stellt Anwendungen zur Bearbeitung bereit, richtet aber weder einen geschäftlichen Dienst zur Dokumentenfreigabe ein noch gewährt sie Zugriff auf SharePoint. Ein lokaler Ordner oder eine Netzwerkfreigabe kann für Unternehmen geeignet sein, in denen jeweils nur eine Person eine Datei bearbeitet. Wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, einen Versionsverlauf nutzen oder Dateien kontrolliert extern freigeben müssen, sollten Sie den Speicherdienst und den Arbeitsablauf gezielt auswählen. Die gemeinsame Dokumentbearbeitung in Office hängt von der Anwendung, dem Dateiformat und dem Speicherort ab – nicht allein davon, ob alle Word oder Excel installiert haben.

Bei gelegentlicher Zusammenarbeit kann ein Link zu einem zentral gespeicherten Dokument das Durcheinander durch per E-Mail versendete Kopien vermeiden. Die Zugriffsberechtigungen müssen jedoch geprüft werden. Geben Sie vertrauliche Inhalte nur für ausdrücklich benannte Empfänger frei und legen Sie fest, wer sie bearbeiten und wer sie nur ansehen darf. Testen Sie den tatsächlichen Arbeitsablauf mit einer typischen Arbeitsmappe oder einem typischen Dokument, bevor Sie sich festlegen: Makros, ältere Formate und bestimmte Anwendungsfunktionen können die Zusammenarbeit erschweren. Sorgen Sie zusätzlich für ein unabhängiges Sicherungskonzept, denn die Synchronisierung kann versehentliche Löschungen oder unerwünschte Änderungen weitergeben, statt sie zu verhindern.

• Legen Sie für jedes gemeinsame Projekt einen verbindlichen zentralen Speicherort fest.
• Testen Sie die gemeinsame Dokumentbearbeitung mit Ihrer gewählten Office-Version und Ihrem Speicherdienst.
• Bevorzugen Sie nach Möglichkeit DOCX und XLSX gegenüber den älteren Formaten DOC und XLS.
• Überprüfen Sie die externen Freigabeberechtigungen nach Abschluss eines Kundenauftrags.
• Setzen Sie Cloud-Synchronisierung nicht mit einer unabhängigen Datensicherung gleich.

Checkliste für den Outlook-Umzug: Was durch das erneute Verbinden eines Kontos nicht unbedingt wiederhergestellt wird