Office pour TPE (1 à 10 salariés)

Vérifiez les droits de licence, pas seulement l’activation de la clé

Une clé de produit permet d’activer un logiciel, mais ne constitue pas une preuve complète de vos droits de licence. Les conditions de licence Microsoft applicables à Office Home & Business vendu au détail autorisent l’installation sur un appareil sous licence, pour une utilisation par une seule personne à la fois. Cela ne signifie pas nécessairement que chaque salarié utilisant ce même ordinateur a besoin d’une licence Office distincte. En revanche, installer Office sur l’ordinateur de bureau et l’ordinateur portable d’un salarié nécessite une licence pour chaque appareil, même si ce salarié est le seul à les utiliser.

Les droits de transfert dépendent du mode d’acquisition du logiciel. Selon les conditions Microsoft applicables à Office acheté séparément au détail, vous pouvez transférer le logiciel vers un autre appareil vous appartenant, généralement une seule fois tous les 90 jours au maximum, sauf en cas de panne matérielle. Vous devez le supprimer de l’ancien appareil. Les logiciels fournis préinstallés sont soumis à d’autres conditions de transfert et restent généralement associés à l’appareil sous licence. Conservez la facture et identifiez les conditions de licence applicables avant de remplacer votre matériel.

• Consignez l’édition, le canal d’achat et l’ordinateur auquel la licence est attribuée.
• Conservez la preuve d’achat séparément de la clé de produit.
• Ne considérez pas qu’une activation réussie garantit la conformité de la licence.
• Vérifiez les exigences de licence spécifiques avant d’utiliser Office sur un serveur de bureau à distance partagé.
• Consultez les conditions de licence Microsoft applicables pour connaître les modalités de transfert.

Choisissez une version selon la durée restante des mises à jour de sécurité

Pour un achat en 2026, la date de fin de support mérite plus d’attention que le seul numéro de version. D’après les dates de cycle de vie publiées par Microsoft, le support d’Office 2021 prend fin le 13 octobre 2026, et celui d’Office 2024 le 9 octobre 2029. Ces dates sont fixes pour chaque produit : il ne s’agit pas de périodes qui commencent à l’activation de votre copie. Acheter une ancienne version peu avant cette échéance laisse donc peu de temps pour l’utiliser tout en bénéficiant du support.

Une licence perpétuelle n’expire normalement pas à la fin du support du produit, mais pouvoir continuer à utiliser le logiciel ne signifie pas qu’il reçoit encore des mises à jour de sécurité. Une fois le support terminé, Microsoft ne fournit plus de correctifs de sécurité pour cette version. C’est un point important si vous ouvrez des pièces jointes de clients ou des documents téléchargés sur Internet. Prévoyez également un budget distinct pour une future version majeure : un achat définitif d’Office ne donne pas droit à la version suivante. Par ailleurs, une version d’Office encore prise en charge nécessite aussi une configuration de système d’exploitation prise en charge.

• Consultez les informations de cycle de vie de Microsoft avant de choisir une ancienne édition.
• Planifiez le remplacement avant la fin du support, surtout pour les ordinateurs utilisés dans les échanges avec les clients.
• Ne considérez pas la date d’activation comme le début d’une nouvelle période de support.
• Prévoyez un accès périodique à Internet pour les mises à jour, même si vous travaillez hors ligne au quotidien.
• Vérifiez les exigences d’Office et celles du système d’exploitation avant l’achat.

Transférez Outlook en toute sécurité sans perdre vos e-mails locaux ni vos contacts

Avant de configurer Outlook sur un nouvel ordinateur, identifiez le type de compte et l’emplacement de stockage de chaque catégorie de données. IMAP synchronise normalement les dossiers de messagerie avec le fournisseur, mais ne synchronise pas à lui seul les contacts, calendriers ou tâches Outlook. Selon les paramètres de conservation, les comptes POP peuvent contenir des messages stockés uniquement sur l’ancien ordinateur. Vérifiez le contenu du webmail de votre fournisseur : tout élément qui n’y figure pas doit faire l’objet d’une vérification avant d’effacer l’ancien ordinateur ou de désinstaller sa messagerie.

Dans Outlook classique sur Windows, exportez si nécessaire les e-mails, contacts et calendriers locaux vers un fichier PST, puis conservez une sauvegarde distincte avant toute importation ou reconnexion. Un fichier OST est un cache synchronisé : il ne remplace pas une sauvegarde transférable. Configurez le nouveau compte en suivant les instructions actuelles du fournisseur concernant les serveurs et l’authentification, laissez la synchronisation se terminer, puis comparez les dossiers importants. Outlook pour Mac utilise d’autres formats d’archive et d’autres outils : n’appliquez donc pas telles quelles les instructions de copie de fichiers destinées à Windows.

• Faites l’inventaire des archives locales, des contacts et des dossiers de calendrier avant le transfert.
• Vérifiez si POP a supprimé les anciens messages du serveur.
• Consignez séparément les signatures, les règles et les paramètres des comptes.
• Vérifiez l’envoi, la réception et la présence des anciens messages avant de mettre l’ancien ordinateur hors service.
• Ne supposez jamais qu’une connexion IMAP restaurera un calendrier stocké localement.

Définissez le partage des fichiers avant que vos équipes commencent à collaborer

Une licence Office pour ordinateur fournit des applications de modification de documents, mais ne met pas en place un service de partage documentaire professionnel et ne donne pas accès à SharePoint. Un dossier local ou un partage réseau peut convenir à une entreprise où une seule personne modifie un fichier à la fois. Si plusieurs personnes ont besoin de modifier simultanément des documents, de consulter l’historique des versions ou de contrôler le partage externe, choisissez soigneusement le service de stockage et les méthodes de travail. La coédition dans Office dépend de l’application, du format de fichier et de l’emplacement de stockage, et pas simplement de la présence de Word ou d’Excel sur chaque poste.

Pour une collaboration occasionnelle, partager un lien vers un document stocké dans un emplacement centralisé peut éviter la confusion liée aux copies envoyées par e-mail, mais les autorisations d’accès doivent être vérifiées. Pour les contenus confidentiels, limitez l’accès à des destinataires nommément désignés et déterminez qui peut modifier le document plutôt que simplement le consulter. Testez le fonctionnement réel avec un classeur ou un document représentatif avant d’arrêter votre choix : les macros, les anciens formats et certaines fonctionnalités des applications peuvent compliquer la collaboration. Prévoyez une stratégie de sauvegarde distincte, car la synchronisation peut propager une suppression accidentelle ou des modifications indésirables au lieu de les empêcher.

• Définissez un emplacement de stockage de référence unique pour chaque projet partagé.
• Testez la coédition avec la version d’Office et le service de stockage choisis.
• Privilégiez les formats DOCX et XLSX plutôt que les anciens formats DOC et XLS lorsque c’est possible.
• Réexaminez les autorisations de partage externe à la fin d’une mission client.
• Ne confondez pas synchronisation dans le cloud et sauvegarde indépendante.

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