Microsoft 365 voor volledig remote teams

Controleer de SKU van het abonnement en wijs licenties toe aan personen, niet aan computers

Controleer vóór het bestellen de exacte abonnementsnaam, of Teams is inbegrepen, de looptijd en de factureringsfrequentie. Microsoft biedt zakelijke abonnementen met en zonder Teams aan. Een bekende abonnementsnaam alleen is dus niet voldoende om vast te stellen of vergaderen en chatten zijn inbegrepen. Een jaarabonnement met maandelijkse facturering is bovendien iets anders dan een maandelijks opzegbaar abonnement: betaling in termijnen geeft niet automatisch recht op maandelijkse opzegging. Controleer de aankoopovereenkomst voordat je licenties voor tijdelijke medewerkers vastlegt.

Microsoft 365 Business Standard wordt gelicentieerd per individuele gebruiker, niet op basis van een gedeelde pool van gelijktijdige gebruikers. Elke persoon met een licentie kan Microsoft 365-apps installeren op maximaal vijf pc's of Macs, vijf tablets en vijf telefoons. Deze installatierechten staan niet toe dat vijf medewerkers één abonnement of aanmeldaccount delen. Volgens de Productvoorwaarden van Microsoft is het opnieuw toewijzen van licenties binnen 90 dagen doorgaans beperkt, met specifieke uitzonderingen. Beschouw ongebruikte licenties dus niet als een pool die je dagelijks onder freelancers kunt laten rouleren.

• Controleer bij het exacte product en op de bestelling of Teams is inbegrepen.
• Maak onderscheid tussen de contractduur van het abonnement en de betalingsfrequentie.
• Geef elke medewerker een eigen werkaccount en wijs een afzonderlijke licentie toe.
• Beschouw privélaptops die dezelfde persoon gebruikt als apparaten, niet als extra gebruikers.
• Controleer de uitzonderingen voor het opnieuw toewijzen in de Productvoorwaarden voordat je recent toegewezen licenties overdraagt.

Migreer zakelijke e-mail zonder de mailbezorging of toegang via Outlook te verstoren

Een domein toevoegen aan Microsoft 365 migreert bestaande e-mail niet automatisch. Begin met het verifiëren van het domeineigendom, het aanmaken van gebruikers en doelpostvakken en het kiezen van een migratiemethode die de huidige provider ondersteunt. Een IMAP-migratie zet e-mail over, maar geen agenda's, contactpersonen of taken. Daarvoor is dus een apart plan nodig. Wijzig het MX-record van het domein pas wanneer de doelomgeving gereed is. Houd de oude dienst toegankelijk terwijl je de mailbezorging controleert en eventuele resterende gegevens overzet.

Inventariseer alle diensten die berichten verzenden namens je domein voordat je records voor e-mailauthenticatie wijzigt. Denk daarbij aan Microsoft 365, een marketingplatform en het contactformulier op je website. Gebruik één SPF-record per domeinnaam in plaats van meerdere conflicterende SPF-records te publiceren, en configureer DKIM voor je eigen domein. Voer DMARC in met rapportage en een beleid dat past bij je geverifieerde afzenders. Test Outlook, mobiele e-mailapps en de externe mailbezorging. Ga er niet van uit dat de migratie voltooid is alleen omdat webmail werkt.

• Leg de bestaande DNS-instellingen vast en inventariseer postvakken, aliassen en distributiegroepen.
• Bepaal hoe je agenda's, contactpersonen en oude e-mail overzet.
• Voer een proefmigratie uit met een kleine groep voordat je de mailbezorging voor de hele organisatie wijzigt.
• Werk MX- en Autodiscover-records bij volgens de instructies van Microsoft voor domeinconfiguratie.
• Test inkomende e-mail, uitgaande e-mail en berichten van externe verzenddiensten.

Maak onderscheid tussen medewerkerstoegang, samenwerking met klanten en bedrijfsbestanden

Een klant die alleen projectdocumenten hoeft te beoordelen, heeft meestal geen van je medewerkersabonnementen nodig. SharePoint en OneDrive ondersteunen extern delen, afhankelijk van de organisatie- en site-instellingen. Geverifieerde gasten kunnen samenwerken aan toegestane inhoud zonder een volledige Microsoft 365-licentie in je tenant te krijgen. Die gasttoegang geeft geen recht op een zakelijk postvak of de desktopversies van Office. Heeft een externe medewerker deze diensten vanuit je organisatie nodig, beoordeel dan afzonderlijk welke licenties vereist zijn en wijs die toe.

Gebruik SharePoint-sites en documentbibliotheken voor materiaal dat bij een afdeling of project hoort, in plaats van de enige werkversie in de OneDrive van een medewerker te bewaren. OneDrive is geschikt voor individuele werkbestanden, maar de koppeling aan het gebruikersaccount wordt belangrijk zodra iemand vertrekt. Deel bij klantprojecten bij voorkeur met specifiek benoemde ontvangers in plaats van via anonieme koppelingen wanneer je moet kunnen verantwoorden wie toegang heeft. Wijs voor elk project een duidelijke eigenaar aan, controleer gasttoegang regelmatig en controleer de sitemachtigingen voordat je informatie uploadt die andere klanten niet mogen zien.

• Bepaal voor elke externe medewerker of gasttoegang voor samenwerking volstaat of dat een werkaccount met licentie nodig is.
• Gebruik afzonderlijke sites als klanten of projecten strikt gescheiden toegang vereisen.
• Gebruik bij vertrouwelijke samenwerking met externen bij voorkeur koppelingen voor Specifieke personen.
• Bewaar teamdocumenten die langdurig beschikbaar moeten blijven in SharePoint in plaats van in persoonlijke werkmappen.
• Controleer gastlidmaatschappen en rechtstreeks verleende deelmachtigingen wanneer een project eindigt.

Regel uitdiensttreding met behoud van e-mail en gecontroleerde toegang tot gedeelde postvakken

Een licentie verwijderen is geen volledige uitdienstprocedure en kan de toegang tot bedrijfsgegevens in gevaar brengen. Blokkeer eerst het aanmelden van de vertrekkende medewerker, trek actieve sessies in en controleer eventuele apparaten die door de organisatie worden beheerd. Bepaal vervolgens wie toegang nodig heeft tot de e-mail en bestanden en draag die gegevens over of stel ze veilig met ondersteunde beheertools. Controleer de bewaartermijnen van OneDrive voordat je het account verwijdert. Deze termijnen zijn instelbaar, en de persoonlijke bestandsopslag van een verwijderde medewerker mag niet je permanente teamarchief worden.

Als een postvak beschikbaar moet blijven voor collega's, kan omzetting naar een gedeeld postvak een geschikte oplossing zijn. Een gedeeld postvak kan zonder eigen licentie maximaal 50 GB bevatten, maar iedereen die het gebruikt, heeft een Exchange Online-postvak met licentie nodig. Controleer bij grotere postvakken en functies zoals archivering of bewaring voor juridische procedures welke aanvullende licenties vereist zijn. Zet het postvak om en controleer de toegang voordat je de oorspronkelijke licentie verwijdert. Behoud het bijbehorende account en blokkeer rechtstreekse aanmelding op dat account.

• Controleer wettelijke, contractuele en operationele bewaarplichten en -behoeften voordat je inhoud verwijdert.
• Controleer vóór de omzetting de grootte van het postvak en de vereiste compliancefuncties.
• Verleen waar nodig de machtigingen Volledige toegang en Verzenden als afzonderlijk.
• Deel het wachtwoord van het account van een gedeeld postvak niet.
• Behoud het account dat aan een gedeeld postvak is gekoppeld; verwijder het niet.
• Verwijder overbodige licenties pas nadat je hebt gecontroleerd of de gegevens behouden blijven en de toegang goed is geregeld.

Waar teams op afstand informatie het beste kunnen bewaren en welke licenties voor toegang nodig zijn