Microsoft 365 für vollständig remote arbeitende Teams

Abonnement-SKU prüfen und Lizenzen Personen statt Computern zuweisen

Prüfen Sie vor der Bestellung die genaue Abonnementbezeichnung, ob Teams enthalten ist, die Vertragslaufzeit und den Abrechnungsrhythmus. Microsoft bietet Business-Abonnements mit und ohne Teams an. Ein vertrauter Tarifname allein reicht daher nicht aus, um die Berechtigung für Besprechungen und Chats zu bestätigen. Auch eine jährliche Vertragsbindung mit monatlicher Abrechnung ist nicht dasselbe wie eine monatliche Vertragsbindung: Ratenzahlungen bedeuten nicht automatisch, dass Sie monatlich kündigen können. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen, bevor Sie Lizenzplätze für befristet beschäftigte Mitarbeitende buchen.

Microsoft 365 Business Standard lizenziert einzelne Benutzer und ist keine Lizenz für einen Pool gleichzeitig zugreifender Personen. Jede lizenzierte Person kann Microsoft 365-Apps auf bis zu fünf PCs oder Macs, fünf Tablets und fünf Smartphones installieren. Diese Installationsrechte erlauben es nicht, dass fünf Mitarbeitende ein Abonnement oder ein Benutzerkonto gemeinsam nutzen. Nach den Microsoft-Produktbestimmungen ist die Neuzuweisung einer Lizenz innerhalb von 90 Tagen grundsätzlich eingeschränkt; es gelten festgelegte Ausnahmen. Behandeln Sie freie Lizenzplätze daher nicht als täglich wechselnden Pool für Freelancer.

• Prüfen Sie im konkreten Produktangebot und in der Bestellung, ob Teams enthalten ist.
• Unterscheiden Sie zwischen Vertragslaufzeit und Zahlungsrhythmus.
• Weisen Sie jedem Mitarbeitenden ein eigenes Geschäftskonto und eine eigene Lizenz zu.
• Behandeln Sie private Laptops derselben Person als Geräte, nicht als zusätzliche Benutzer.
• Prüfen Sie die Ausnahmen zur Neuzuweisung in den Produktbestimmungen, bevor Sie kürzlich zugewiesene Lizenzen auf andere Personen übertragen.

Geschäftliche E-Mails migrieren, ohne Zustellung oder Outlook-Zugriff zu unterbrechen

Das Hinzufügen einer Domain zu Microsoft 365 migriert vorhandene E-Mails nicht automatisch. Bestätigen Sie zunächst den Domainbesitz, legen Sie Benutzer und Zielpostfächer an und wählen Sie eine vom bisherigen Anbieter unterstützte Migrationsmethode. Eine IMAP-Migration überträgt E-Mails, aber keine Kalender, Kontakte oder Aufgaben. Für diese Daten benötigen Sie einen separaten Migrationsplan. Ändern Sie den MX-Eintrag der Domain erst, wenn die Zielumgebung bereit ist. Halten Sie den bisherigen Dienst weiterhin zugänglich, während Sie die Zustellung prüfen und ausstehende Übertragungen abschließen.

Erfassen Sie alle Dienste, die Nachrichten über Ihre Domain versenden, bevor Sie die Einträge zur E-Mail-Authentifizierung ändern. Dabei müssen unter Umständen Microsoft 365, eine Marketingplattform und ein Kontaktformular auf Ihrer Website berücksichtigt werden. Pflegen Sie pro Domainnamen einen einzigen SPF-Eintrag, statt mehrere konkurrierende SPF-Einträge zu veröffentlichen, und richten Sie DKIM für Ihre eigene Domain ein. Führen Sie DMARC mit Berichterstellung und einer Richtlinie ein, die zu Ihren verifizierten Absendern passt. Testen Sie Outlook, mobile E-Mail-Programme und die Zustellung an externe Empfänger. Ein erfolgreicher Webmail-Zugriff allein belegt nicht, dass die Migration abgeschlossen ist.

• Dokumentieren Sie die bestehenden DNS-Einstellungen und erfassen Sie Postfächer, Aliase und Verteilergruppen.
• Legen Sie fest, wie Kalender, Kontakte und ältere E-Mails übertragen werden.
• Testen Sie die Migration mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie die E-Mail-Zustellung für die gesamte Organisation umstellen.
• Aktualisieren Sie MX- und Autodiscover-Einträge gemäß der Microsoft-Anleitung zur Domaineinrichtung.
• Testen Sie eingehende und ausgehende E-Mails sowie Nachrichten von externen Versanddiensten.

Mitarbeiterzugriff, Zusammenarbeit mit Kunden und Unternehmensdateien klar trennen

Ein Kunde, der lediglich Projektdokumente prüfen muss, benötigt in der Regel keines Ihrer Mitarbeiterabonnements. SharePoint und OneDrive unterstützen die externe Freigabe abhängig von den Organisations- und Websiteeinstellungen. Authentifizierte Gäste können an freigegebenen Inhalten mitarbeiten, ohne eine vollständige Microsoft 365-Lizenz in Ihrem Mandanten zu erhalten. Dieser Gastzugriff umfasst weder ein Unternehmenspostfach noch Nutzungsrechte für die Office-Desktopanwendungen. Wenn eine externe Fachkraft diese Dienste von Ihrer Organisation benötigt, prüfen und vergeben Sie die passenden Lizenzen separat.

Nutzen Sie SharePoint-Websites und Dokumentbibliotheken für Inhalte, die einer Abteilung oder einem Projekt gehören, statt die einzige Arbeitskopie im OneDrive eines Mitarbeitenden zu belassen. OneDrive eignet sich für individuelle Arbeitsdateien. Da sein Lebenszyklus jedoch an das Benutzerkonto gekoppelt ist, wird dies beim Ausscheiden einer Person besonders wichtig. Bevorzugen Sie bei der Zusammenarbeit mit Kunden Freigaben für namentlich festgelegte Empfänger gegenüber anonymen Links, wenn Zugriffe nachvollziehbar sein müssen. Benennen Sie für jedes Projekt eine verantwortliche Person, überprüfen Sie Gastzugriffe regelmäßig und kontrollieren Sie die Websiteberechtigungen, bevor Sie Informationen hochladen, die andere Kunden nicht sehen dürfen.

• Legen Sie für jede externe Fachkraft fest, ob Gastzugriff zur Zusammenarbeit ausreicht oder ein lizenziertes Geschäftskonto erforderlich ist.
• Nutzen Sie getrennte Websites, wenn Kunden oder Projekte klar voneinander abgegrenzte Zugriffsbereiche benötigen.
• Bevorzugen Sie für die vertrauliche externe Zusammenarbeit Freigabelinks für „Bestimmte Personen“.
• Bewahren Sie dauerhaft benötigte Teamunterlagen in SharePoint statt in persönlichen Arbeitsordnern auf.
• Prüfen Sie bei Projektende Gastmitgliedschaften und direkte Freigabeberechtigungen.

Mitarbeitende sicher aus dem Unternehmen verabschieden, E-Mails erhalten und den Zugriff auf freigegebene Postfächer steuern

Das Entfernen einer Lizenz ist kein vollständiger Offboarding-Prozess und kann den Zugriff auf Geschäftsunterlagen gefährden. Sperren Sie zunächst die Anmeldung des ausscheidenden Mitarbeitenden, widerrufen Sie aktive Sitzungen und prüfen Sie alle von der Organisation verwalteten Geräte. Klären Sie anschließend, wer Zugriff auf dessen E-Mails und Dateien benötigt, und übertragen oder sichern Sie diese Informationen mit unterstützten Verwaltungstools. Prüfen Sie vor dem Löschen des Kontos die Aufbewahrungseinstellungen für OneDrive. Die Aufbewahrungsdauer ist konfigurierbar, und der persönliche Dateibereich eines gelöschten Benutzerkontos sollte nicht zum dauerhaften Teamarchiv werden.

Soll ein Postfach für Kollegen weiterhin verfügbar bleiben, kann die Umwandlung in ein freigegebenes Postfach sinnvoll sein. Ein freigegebenes Postfach kann ohne eigene Lizenz bis zu 50 GB speichern. Jede zugreifende Person benötigt jedoch ein lizenziertes Exchange Online-Postfach. Bei größeren Postfächern und Funktionen wie Archivierung oder Beweissicherungsverfahren müssen die Lizenzanforderungen zusätzlich geprüft werden. Wandeln Sie das Postfach um und prüfen Sie den Zugriff, bevor Sie die ursprüngliche Lizenz entfernen. Behalten Sie das zugehörige Konto bei und sperren Sie die direkte Anmeldung an diesem Konto.

• Prüfen Sie vor dem Löschen von Inhalten die gesetzlichen, vertraglichen und betrieblichen Aufbewahrungsanforderungen.
• Prüfen Sie vor der Umwandlung die Postfachgröße und die benötigten Compliance-Funktionen.
• Vergeben Sie bei Bedarf die Berechtigungen „Vollzugriff“ und „Senden als“ separat.
• Geben Sie das Kennwort des Kontos eines freigegebenen Postfachs nicht weiter.
• Behalten Sie das mit einem freigegebenen Postfach verknüpfte Konto bei; löschen Sie es nicht.
• Entfernen Sie nicht mehr benötigte Lizenzen erst, nachdem die Datensicherung und die Zugriffsprüfung abgeschlossen sind.

Wo ortsunabhängige Teams Informationen speichern sollten und welche Lizenzen für den Zugriff nötig sind