Office para pymes (1–10 empleados)

Comprueba los derechos de uso de la licencia, no solo si la clave permite la activación

Una clave de producto sirve para activar el software, pero no constituye un registro completo de los derechos que otorga tu licencia. Los Términos de licencia del software de Microsoft para la versión comercial de Office Home & Business permiten instalarlo en un dispositivo con licencia para que lo utilice una persona a la vez. Eso no significa necesariamente que cada empleado que utilice ese mismo ordenador necesite una licencia de Office independiente. En cambio, instalar Office en el ordenador de sobremesa y en el portátil de un empleado requiere una licencia para cada dispositivo, aunque solo los utilice ese empleado.

Los derechos de transferencia dependen de cómo se haya adquirido el software. Según los términos de Microsoft para Office adquirido por separado a través del canal minorista, puedes transferir el software a otro dispositivo de tu propiedad, por lo general una vez cada 90 días como máximo, salvo en caso de fallo del hardware. Debes eliminarlo del dispositivo anterior. El software preinstalado está sujeto a otras condiciones de transferencia y, por lo general, permanece vinculado al dispositivo con licencia. Conserva la factura e identifica los términos de licencia aplicables antes de sustituir el equipo.

• Registra la edición, el canal de adquisición y el ordenador asignado.
• Conserva el justificante de compra por separado de la clave de producto.
• No des por hecho que una activación correcta garantiza el cumplimiento de las condiciones de licencia.
• Comprueba los requisitos de licencia específicos antes de utilizar Office en un servidor de escritorio remoto compartido.
• Consulta los Términos de licencia del software de Microsoft aplicables para conocer las condiciones de transferencia.

Elige una versión según el tiempo de soporte de seguridad que le quede

Si vas a comprar en 2026, la fecha de fin de soporte debe pesar más en tu decisión que el número de versión por sí solo. Según las fechas del ciclo de vida publicadas por Microsoft, el soporte de Office 2021 finaliza el 13 de octubre de 2026 y el de Office 2024, el 9 de octubre de 2029. Son fechas fijas para cada producto, no periodos que comiencen al activar tu copia. Por tanto, comprar una versión antigua poco antes de su fecha límite deja poco tiempo para utilizarla mientras aún recibe soporte.

Una licencia perpetua normalmente no caduca cuando termina el soporte del producto, pero que el software siga funcionando no significa que siga recibiendo mantenimiento de seguridad. Una vez finalizado el soporte, Microsoft deja de proporcionar correcciones de seguridad para esa versión. Esto es importante al abrir archivos adjuntos de clientes o documentos descargados de internet. Prevé también un presupuesto aparte para una futura versión principal: una compra de pago único de Office no incluye el derecho a la siguiente versión, y una versión de Office con soporte sigue necesitando una configuración de sistema operativo compatible y con soporte.

• Consulta la información de Microsoft sobre el ciclo de vida antes de elegir una edición antigua.
• Planifica la sustitución antes del fin de soporte, especialmente en los ordenadores utilizados para trabajar con clientes.
• No consideres la fecha de activación como el inicio de un nuevo periodo de soporte.
• Permite el acceso periódico a internet para recibir actualizaciones, aunque el trabajo diario se realice sin conexión.
• Comprueba los requisitos tanto de Office como del sistema operativo antes de comprar.

Migra Outlook de forma segura sin perder correos ni contactos locales

Antes de configurar Outlook en un ordenador nuevo, identifica el tipo de cuenta y dónde se almacena cada categoría de datos. IMAP normalmente sincroniza las carpetas de correo con el proveedor, pero por sí solo no sincroniza los contactos, calendarios ni tareas de Outlook. Las cuentas POP pueden tener mensajes almacenados únicamente en el ordenador antiguo, según los ajustes de conservación. Comprueba la interfaz de correo web del proveedor: debes investigar cualquier dato que no aparezca allí antes de borrar el equipo antiguo o desinstalar su configuración de correo actual.

En Outlook clásico para Windows, exporta los correos, contactos y calendarios locales a un archivo PST cuando corresponda y conserva una copia de seguridad independiente antes de importar datos o volver a conectar cuentas o archivos. Un archivo OST es una caché sincronizada, no un sustituto de una copia de seguridad que puedas trasladar a otro equipo. Configura la nueva cuenta siguiendo las instrucciones actuales del proveedor sobre servidores y autenticación, deja que termine la sincronización y compara las carpetas importantes. Outlook para Mac utiliza formatos y herramientas de archivo distintos, por lo que no debes aplicar sin adaptar las instrucciones de copia de archivos para Windows.

• Haz un inventario de los archivos de correo locales, los contactos y las carpetas de calendario antes de la migración.
• Comprueba si POP ha eliminado del servidor los mensajes antiguos.
• Registra por separado las firmas, las reglas y la configuración de las cuentas.
• Verifica el envío, la recepción y los mensajes antiguos antes de retirar el ordenador anterior.
• Nunca des por hecho que iniciar sesión en una cuenta IMAP restaurará un calendario almacenado localmente.

Decide cómo se compartirán los archivos antes de que el equipo empiece a colaborar

Una licencia de Office de escritorio proporciona aplicaciones de edición, pero no incluye un servicio empresarial para compartir documentos ni concede acceso a SharePoint. Una carpeta local o un recurso compartido de red pueden ser adecuados para una empresa en la que solo una persona edita cada archivo a la vez. Si varias personas necesitan editar simultáneamente, consultar el historial de versiones o compartir archivos con usuarios externos de forma controlada, elige con cuidado el servicio de almacenamiento y el flujo de trabajo. La coautoría en Office depende de la aplicación, el formato del archivo y la ubicación de almacenamiento, no simplemente de que todos tengan Word o Excel instalado.

Para colaborar de forma ocasional, compartir un enlace a un documento almacenado en una ubicación central puede evitar la confusión de las copias enviadas por correo, pero es necesario comprobar los permisos de acceso. Comparte el material confidencial con destinatarios específicos y decide quién puede editarlo y quién solo puede verlo. Prueba el flujo de trabajo real con un libro de cálculo o documento representativo antes de adoptar la solución: las macros, los formatos antiguos y determinadas funciones de las aplicaciones pueden complicar la colaboración. Mantén un plan de copias de seguridad independiente, ya que la sincronización puede propagar eliminaciones accidentales o cambios no deseados en lugar de evitarlos.

• Asigna una única ubicación de almacenamiento de referencia a cada proyecto compartido.
• Prueba la coautoría con la versión de Office y el servicio de almacenamiento que hayas elegido.
• Siempre que sea viable, utiliza DOCX y XLSX en lugar de los formatos antiguos DOC y XLS.
• Revisa los permisos para compartir con usuarios externos cuando finalice un trabajo para un cliente.
• No confundas la sincronización en la nube con una copia de seguridad independiente.

Lista de comprobación para migrar Outlook: qué datos y ajustes no siempre se restauran al volver a conectar una cuenta