Microsoft 365 pour équipes 100 % distantes

Vérifiez la référence de l’abonnement et attribuez les licences aux utilisateurs, pas aux ordinateurs

Avant de commander, vérifiez le nom exact de l’abonnement, si Teams est inclus, la durée d’engagement et la fréquence de facturation. Microsoft propose des abonnements professionnels avec et sans Teams : le nom d’une offre connue ne suffit donc pas à confirmer les droits d’accès aux réunions et à la messagerie instantanée. Un engagement annuel avec facturation mensuelle est également différent d’un engagement mensuel : le paiement échelonné ne vous donne pas nécessairement le droit de résilier chaque mois. Consultez les conditions d’achat avant de souscrire des licences pour du personnel temporaire.

Les licences Microsoft 365 Business Standard sont attribuées à des utilisateurs individuels et ne constituent pas un parc de licences pour utilisateurs simultanés. Chaque personne disposant d’une licence peut installer les applications Microsoft 365 sur un maximum de cinq PC ou Mac, cinq tablettes et cinq téléphones. Ces droits d’installation n’autorisent pas cinq employés à partager un même abonnement ou compte de connexion. Selon les Conditions relatives aux produits Microsoft, la réattribution d’une licence est généralement limitée pendant une période de 90 jours, sauf exceptions prévues. Ne considérez donc pas les licences disponibles comme un parc à réattribuer chaque jour à des freelances.

• Confirmez les droits d’accès à Teams sur la fiche du produit concerné et dans la commande.
• Distinguez la durée d’engagement de l’abonnement de la fréquence de paiement.
• Attribuez à chaque employé un compte professionnel distinct et une licence.
• Considérez les ordinateurs portables personnels utilisés par une même personne comme des appareils, et non comme des utilisateurs supplémentaires.
• Vérifiez les exceptions de réattribution prévues dans les Conditions relatives aux produits avant de réattribuer des licences récemment affectées.

Migrez la messagerie de votre entreprise sans interrompre l’acheminement des e-mails ni l’accès à Outlook

L’ajout d’un domaine à Microsoft 365 ne migre pas automatiquement les e-mails existants. Commencez par vérifier la propriété du domaine, créer les utilisateurs et les boîtes aux lettres de destination, puis choisir une méthode de migration compatible avec le fournisseur actuel. Une migration IMAP transfère les e-mails, mais pas les calendriers, les contacts ni les tâches : prévoyez donc une procédure distincte pour ces éléments. Ne modifiez l’enregistrement MX du domaine que lorsque l’environnement de destination est prêt, et gardez l’ancien service accessible pendant que vous vérifiez l’acheminement des messages et terminez les transferts restants.

Recensez tous les services qui envoient des messages avec votre domaine avant de modifier les enregistrements d’authentification des e-mails. Microsoft 365, une plateforme marketing et un formulaire de contact sur votre site web peuvent tous être concernés. Conservez un seul enregistrement SPF par nom de domaine au lieu de publier plusieurs enregistrements SPF concurrents, et configurez DKIM pour votre domaine personnalisé. Mettez en place DMARC avec des rapports et une politique adaptée à vos expéditeurs vérifiés. Testez Outlook, les applications de messagerie mobiles et l’acheminement des messages vers l’extérieur et depuis l’extérieur : un accès fonctionnel au webmail ne prouve pas que la migration est terminée.

• Consignez les paramètres DNS existants et recensez les boîtes aux lettres, les alias et les groupes de distribution.
• Définissez comment transférer les calendriers, les contacts et les anciens e-mails.
• Effectuez une migration pilote avec un petit groupe avant de modifier l’acheminement des messages pour toute l’organisation.
• Mettez à jour les enregistrements MX et Autodiscover conformément aux instructions de configuration de domaine de Microsoft.
• Testez les e-mails entrants, les e-mails sortants et les messages provenant de services d’envoi tiers.

Distinguez l’accès des employés, la collaboration avec les clients et les fichiers appartenant à l’entreprise

Un client qui a seulement besoin de consulter des documents de projet n’a généralement pas besoin d’un de vos abonnements destinés aux employés. SharePoint et OneDrive permettent le partage externe, selon les paramètres de l’organisation et du site. Les invités authentifiés peuvent collaborer sur les contenus autorisés sans qu’une licence Microsoft 365 complète leur soit attribuée dans votre tenant. Cet accès invité ne donne pas droit à une boîte aux lettres d’entreprise ni aux applications de bureau Office. Si un prestataire a besoin de ces services au sein de votre organisation, évaluez ses besoins et attribuez-lui séparément les licences appropriées.

Utilisez les sites et bibliothèques de documents SharePoint pour les contenus appartenant à un service ou à un projet, plutôt que de laisser l’unique copie de travail dans le OneDrive d’un employé. OneDrive convient aux fichiers de travail individuels, mais son cycle de vie lié au compte doit être pris en compte lors d’un départ. Pour les projets clients, privilégiez le partage avec des destinataires nommément désignés plutôt que les liens anonymes lorsque la traçabilité est importante. Désignez un responsable pour chaque projet, examinez régulièrement les accès invités et vérifiez les autorisations du site avant d’y déposer des informations que d’autres clients ne doivent pas voir.

• Déterminez si chaque prestataire a besoin d’un accès de collaboration en tant qu’invité ou d’un compte professionnel avec licence.
• Utilisez des sites distincts lorsque les clients ou les projets nécessitent des périmètres d’accès séparés.
• Privilégiez les liens « Personnes spécifiques » pour les collaborations externes confidentielles.
• Conservez les documents d’équipe à long terme dans SharePoint plutôt que dans des dossiers de travail personnels.
• Réexaminez la liste des invités et les autorisations de partage direct à la fin d’un projet.

Gérez le départ des employés en préservant les e-mails et en maîtrisant l’accès aux boîtes aux lettres partagées

Retirer une licence ne suffit pas à gérer le départ d’un employé et peut compromettre l’accès aux documents de l’entreprise. Commencez par bloquer la connexion de l’employé sortant, révoquer ses sessions actives et examiner les appareils gérés par l’organisation. Déterminez ensuite qui a besoin de ses e-mails et de ses fichiers, puis transférez ou conservez ces informations à l’aide des outils d’administration pris en charge. Vérifiez les paramètres de conservation de OneDrive avant de supprimer le compte : la durée de conservation est configurable, et l’espace de fichiers personnel d’un employé dont le compte a été supprimé ne doit pas devenir l’archive permanente de votre équipe.

Si une boîte aux lettres doit rester accessible aux collègues, sa conversion en boîte aux lettres partagée peut être une solution adaptée. Une boîte aux lettres partagée peut contenir jusqu’à 50 Go sans licence propre, mais chaque personne qui y accède doit disposer d’une boîte aux lettres Exchange Online sous licence. Pour les boîtes aux lettres plus volumineuses et les fonctionnalités telles que l’archivage ou la conservation pour litige, des vérifications supplémentaires des licences sont nécessaires. Effectuez la conversion et vérifiez les accès avant de retirer la licence d’origine, conservez le compte associé et bloquez la connexion directe à ce compte.

• Vérifiez les obligations légales, contractuelles et opérationnelles de conservation avant de supprimer du contenu.
• Confirmez la taille de la boîte aux lettres et les fonctionnalités de conformité requises avant la conversion.
• Accordez séparément les autorisations « Accès total » et « Envoyer en tant que » selon les besoins.
• Ne communiquez pas le mot de passe du compte associé à une boîte aux lettres partagée.
• Conservez le compte associé à une boîte aux lettres partagée : ne le supprimez pas.
• Ne retirez les licences devenues inutiles qu’après avoir terminé les vérifications de conservation et d’accès.

Où stocker les informations des équipes à distance et quelles licences prévoir pour y accéder