Microsoft 365 para equipos 100% remotos

Comprueba el SKU de la suscripción y asigna las licencias a personas, no a ordenadores

Antes de comprar, verifica el nombre exacto de la suscripción, si incluye Teams, el periodo de compromiso y la frecuencia de facturación. Microsoft ofrece suscripciones para empresas con y sin Teams, por lo que reconocer el nombre de un plan no basta para confirmar que da derecho a usar las reuniones y el chat. Un compromiso anual con facturación mensual también es distinto de un compromiso mensual: pagar a plazos no implica necesariamente poder cancelar cada mes. Revisa el contrato de compra antes de contratar licencias para personal temporal.

Las licencias de Microsoft 365 Business Standard se asignan a usuarios individuales, no a un conjunto de usuarios simultáneos. Cada persona con licencia puede instalar las aplicaciones de Microsoft 365 en hasta cinco PC o Mac, cinco tabletas y cinco teléfonos. Estos límites de instalación no permiten que cinco empleados compartan una suscripción o unas credenciales de acceso. Según los Términos del producto de Microsoft, la reasignación de licencias suele estar restringida durante 90 días, salvo determinadas excepciones; no utilices las licencias disponibles como un fondo rotatorio diario para profesionales autónomos.

• Confirma que Teams está incluido tanto en la ficha exacta del producto como en el pedido.
• Distingue entre la duración del compromiso de la suscripción y la frecuencia de pago.
• Proporciona a cada empleado una cuenta de trabajo independiente y asígnale una licencia.
• Considera los portátiles personales que utiliza una misma persona como dispositivos, no como usuarios adicionales.
• Consulta las excepciones de reasignación de los Términos del producto antes de reasignar licencias asignadas recientemente.

Migra el correo de empresa sin interrumpir la entrega ni el acceso a Outlook

Añadir un dominio a Microsoft 365 no migra automáticamente el correo existente. Empieza por verificar la propiedad del dominio, crear los usuarios y los buzones de destino, y elegir un método de migración compatible con el proveedor actual. Una migración IMAP transfiere el correo, pero no los calendarios, los contactos ni las tareas, por lo que tendrás que planificar su traslado por separado. Cambia el registro MX del dominio solo cuando el destino esté listo y mantén accesible el servicio anterior mientras compruebas la entrega y completas las transferencias pendientes.

Haz un inventario de todos los servicios que envían mensajes con tu dominio antes de modificar los registros de autenticación del correo. Es posible que debas tener en cuenta Microsoft 365, una plataforma de marketing y el formulario de contacto de una web. Mantén un único registro SPF por cada nombre de dominio, en lugar de publicar varios registros SPF que entren en conflicto, y configura DKIM para tu dominio personalizado. Implementa DMARC con informes y una política adecuada para tus remitentes verificados. Prueba Outlook, los clientes de correo para móviles y la entrega a destinatarios externos, en vez de dar por terminada la migración solo porque funciona el acceso al correo web.

• Documenta la configuración DNS actual y haz un inventario de los buzones, los alias y los grupos de distribución.
• Decide cómo se trasladarán los calendarios, los contactos y el correo antiguo.
• Realiza una prueba piloto de la migración con un grupo reducido antes de cambiar la entrega de correo de toda la organización.
• Actualiza los registros MX y Autodiscover siguiendo las instrucciones de Microsoft para configurar dominios.
• Prueba el correo entrante, el saliente y los mensajes enviados desde servicios de terceros.

Separa el acceso de los empleados, la colaboración con clientes y los archivos de la empresa

Un cliente que solo necesita revisar documentos de un proyecto normalmente no necesita una de tus suscripciones para empleados. SharePoint y OneDrive permiten compartir contenido con usuarios externos, según la configuración de la organización y del sitio, y los invitados autenticados pueden colaborar en el contenido autorizado sin recibir una licencia completa de Microsoft 365 en tu inquilino. Ese acceso de invitado no proporciona un buzón de empresa ni derechos de uso de las aplicaciones de escritorio de Office. Si un colaborador externo necesita que tu organización le proporcione esos servicios, evalúa y asigna las licencias adecuadas por separado.

Utiliza sitios y bibliotecas de documentos de SharePoint para el material que pertenece a un departamento o proyecto, en lugar de dejar la única copia de trabajo en el OneDrive de un empleado. OneDrive es adecuado para archivos de trabajo individuales, pero su ciclo de vida vinculado a la cuenta cobra importancia cuando alguien deja la empresa. Para trabajar con clientes, prioriza el uso compartido con destinatarios identificados frente a los vínculos anónimos cuando sea importante saber quién accede. Asigna un responsable claro a cada proyecto, revisa periódicamente el acceso de los invitados y comprueba los permisos del sitio antes de subir información que otros clientes no deban ver.

• Define si cada colaborador externo necesita acceso como invitado o una cuenta de trabajo con licencia.
• Utiliza sitios separados cuando los clientes o proyectos requieran límites de acceso distintos.
• Prioriza los vínculos de «Personas específicas» para colaborar de forma confidencial con usuarios externos.
• Guarda la documentación del equipo que deba conservarse a largo plazo en SharePoint, en lugar de en carpetas de trabajo personales.
• Revisa la pertenencia de los invitados a los grupos y los permisos de uso compartido directo cuando termine un proyecto.

Gestiona las bajas de empleados conservando el correo y controlando el acceso a los buzones compartidos

Retirar una licencia no constituye un procedimiento completo de baja de un empleado y puede poner en riesgo el acceso a la documentación de la empresa. Primero, bloquea el inicio de sesión del empleado que se marcha, revoca las sesiones activas y revisa los dispositivos gestionados por la organización. Después, decide quién necesita acceder a su correo y sus archivos, y transfiere o conserva esa información mediante las herramientas de administración admitidas. Revisa la configuración de retención de OneDrive antes de eliminar la cuenta; la retención es configurable y el espacio de archivos personales de un empleado cuya cuenta se ha eliminado no debe convertirse en el archivo permanente del equipo.

Si un buzón debe seguir estando disponible para otros compañeros, puede ser adecuado convertirlo en un buzón compartido. Un buzón compartido puede almacenar hasta 50 GB sin licencia propia, pero cada persona que acceda a él necesita un buzón de Exchange Online con licencia. Los buzones de mayor tamaño y funciones como el archivado o la retención por juicio requieren comprobaciones adicionales de licencias. Convierte el buzón y verifica el acceso antes de retirar la licencia original, conserva la cuenta asociada y bloquea el inicio de sesión directo en ella.

• Comprueba las necesidades legales, contractuales y operativas de conservación antes de eliminar contenido.
• Confirma el tamaño del buzón y las funciones de cumplimiento normativo necesarias antes de convertirlo.
• Concede por separado los permisos de «Acceso completo» y «Enviar como» cuando sea necesario.
• No compartas la contraseña de la cuenta de un buzón compartido.
• Conserva la cuenta asociada al buzón compartido; no la elimines.
• Retira las licencias innecesarias solo después de completar las comprobaciones de conservación y acceso.

Dónde deben guardar la información los equipos que trabajan en remoto y qué licencias requiere el acceso