Office للشركات الصغيرة (1–10 موظفين)

تحقّق من حقوق الترخيص، وليس فقط من نجاح تفعيل المفتاح

مفتاح المنتج هو وسيلة للتفعيل، وليس سجلًا كاملًا لحقوقك بموجب الترخيص. تسمح شروط ترخيص برامج Microsoft لإصدار Office Home & Business المباع بالتجزئة بالتثبيت على جهاز واحد مرخّص، ليستخدمه شخص واحد في كل مرة. ولا يعني ذلك بالضرورة أن كل موظف يستخدم الكمبيوتر نفسه يحتاج إلى ترخيص Office منفصل. وفي المقابل، يتطلب تثبيت Office على الكمبيوتر المكتبي والمحمول للموظف ترخيصًا منفصلًا لكل جهاز، حتى لو كان ذلك الموظف هو المستخدم الوحيد لهما.

تعتمد حقوق نقل الترخيص على طريقة شراء البرنامج. بموجب شروط Microsoft لنسخ Office المستقلة المباعة بالتجزئة، يمكنك نقل البرنامج إلى جهاز آخر تملكه، عادةً بما لا يزيد على مرة واحدة كل 90 يومًا، مع استثناء في حال تعطل الأجهزة. ويجب إزالة البرنامج من الجهاز السابق. أما البرامج المثبّتة مسبقًا فتخضع لأحكام نقل مختلفة، وتظل عادةً مرتبطة بالجهاز المرخّص لها. احتفظ بالفاتورة وحدّد شروط الترخيص السارية قبل استبدال الأجهزة.

• سجّل الإصدار وقناة الشراء والكمبيوتر المخصّص له الترخيص.
• احتفظ بإثبات الشراء بشكل منفصل عن مفتاح المنتج.
• لا تفترض أن نجاح التفعيل يثبت صحة الترخيص.
• تحقّق من متطلبات الترخيص المنفصلة قبل استخدام Office على خادم سطح مكتب بعيد مشترك.
• راجع شروط ترخيص برامج Microsoft السارية لمعرفة شروط نقل الترخيص.

اختر الإصدار بناءً على المدة المتبقية من الدعم الأمني

عند الشراء في عام 2026، ينبغي إعطاء موعد انتهاء الدعم أهمية أكبر من رقم الإصدار وحده. وفقًا لتواريخ دورة حياة المنتجات التي تنشرها Microsoft، ينتهي دعم Office 2021 في 13 أكتوبر 2026، ودعم Office 2024 في 9 أكتوبر 2029. هذه تواريخ ثابتة للمنتجات، وليست مددًا تبدأ عند تفعيل نسختك. لذلك، فإن شراء إصدار أقدم قبل موعد انتهاء دعمه بفترة قصيرة لا يترك لك سوى وقت محدود لاستخدامه مع استمرار الدعم.

لا ينتهي الترخيص الدائم عادةً بانتهاء دعم المنتج، لكن استمرار تشغيل البرنامج يختلف عن استمرار حصوله على التحديثات الأمنية. بعد انتهاء الدعم، تتوقف Microsoft عن توفير الإصلاحات الأمنية لذلك الإصدار. وهذا مهم عند فتح مرفقات العملاء أو المستندات التي يتم تنزيلها من الإنترنت. خصّص أيضًا ميزانية منفصلة لإصدار رئيسي مستقبلي، فشراء Office بدفعة واحدة لا يمنحك حق الحصول على الإصدار التالي، كما أن إصدار Office الذي لا يزال مدعومًا يتطلب بيئة نظام تشغيل مدعومة.

• راجع معلومات دورة حياة المنتجات لدى Microsoft قبل اختيار إصدار أقدم.
• خطّط للاستبدال قبل انتهاء الدعم، خاصةً على أجهزة الكمبيوتر المستخدمة في التعامل مع العملاء.
• لا تعتبر تاريخ التفعيل بداية فترة دعم جديدة.
• وفّر اتصالًا دوريًا بالإنترنت للحصول على التحديثات، حتى لو كان العمل اليومي يتم دون اتصال.
• تحقّق من متطلبات Office ونظام التشغيل معًا قبل الشراء.

انقل Outlook بأمان دون فقدان البريد المحلي أو جهات الاتصال

قبل إعداد Outlook على الكمبيوتر البديل، حدّد نوع الحساب ومكان تخزين كل فئة من البيانات. يزامن IMAP عادةً مجلدات البريد الإلكتروني مع مزوّد الخدمة، لكنه لا يزامن بحد ذاته جهات اتصال Outlook أو التقويمات أو المهام. وقد تحتوي حسابات POP على رسائل مخزّنة فقط على الكمبيوتر القديم، بحسب إعدادات الاحتفاظ بالرسائل. تحقّق من واجهة بريد الويب لدى مزوّد الخدمة: أي بيانات غير موجودة فيها تستدعي التحقق من مكانها قبل مسح بيانات الجهاز القديم أو إزالة إعداد البريد الحالي منه.

في Outlook الكلاسيكي على Windows، صدّر البريد المحلي وجهات الاتصال والتقويمات إلى ملف PST عند الاقتضاء، ثم احتفظ بنسخة احتياطية منفصلة قبل استيراد أي بيانات أو إعادة توصيل أي حساب. ملف OST هو نسخة مخبأة متزامنة، وليس بديلًا عن نسخة احتياطية قابلة للنقل. أعدّ الحساب الجديد وفق تعليمات الخادم والمصادقة الحالية لدى مزوّد الخدمة، وانتظر حتى تكتمل المزامنة، ثم قارن المجلدات المهمة. يستخدم Outlook for Mac تنسيقات أرشفة وأدوات مختلفة، لذا لا تطبّق عليه تعليمات نسخ الملفات الخاصة بنظام Windows كما هي.

• احصر الأرشيفات المحلية وجهات الاتصال ومجلدات التقويم قبل النقل.
• تحقّق مما إذا كان POP قد أزال الرسائل القديمة من الخادم.
• سجّل التوقيعات والقواعد وإعدادات الحساب بشكل منفصل.
• تحقّق من الإرسال والاستقبال والرسائل القديمة قبل إخراج الكمبيوتر القديم من الخدمة.
• لا تفترض أبدًا أن تسجيل الدخول عبر IMAP سيستعيد تقويمًا مخزّنًا محليًا.

حدّد طريقة مشاركة الملفات قبل أن يبدأ الموظفون العمل التعاوني

يوفّر ترخيص Office لسطح المكتب تطبيقات التحرير، لكنه لا يوفّر بحد ذاته خدمة لمشاركة مستندات الشركة، ولا يمنح حق الوصول إلى SharePoint. قد يناسب المجلد المحلي أو المجلد المشترك على الشبكة شركةً يحرّر فيها شخص واحد الملف في كل مرة. أما إذا احتاج عدة أشخاص إلى التحرير المتزامن أو سجل الإصدارات أو المشاركة الخارجية مع التحكم في الصلاحيات، فاختر خدمة التخزين وآلية العمل بعناية. يعتمد التأليف المشترك في Office على التطبيق وتنسيق الملف وموقع التخزين، وليس فقط على تثبيت Word أو Excel لدى الجميع.

للتعاون من حين لآخر، يمكن أن تساعد مشاركة رابط لمستند مخزّن في موقع مركزي على تجنّب الالتباس الناتج عن تداول نسخ عبر البريد الإلكتروني، لكن يجب التحقق من صلاحيات الوصول. حدّد المستلمين بأسمائهم عند مشاركة مواد سرية، وحدّد من يحق له التحرير ومن يقتصر وصوله على العرض. اختبر آلية العمل الفعلية باستخدام مصنف أو مستند يمثّل طبيعة عملك قبل اعتمادها؛ فقد تؤدي وحدات الماكرو والتنسيقات القديمة وبعض ميزات التطبيقات إلى تعقيد التعاون. احتفظ بخطة نسخ احتياطي مستقلة، لأن المزامنة قد تنقل الحذف العرضي أو التغييرات غير المرغوب فيها إلى النسخ الأخرى بدلًا من منعها.

• حدّد موقع تخزين واحدًا معتمدًا لكل مشروع مشترك.
• اختبر التأليف المشترك باستخدام إصدار Office وخدمة التخزين اللذين اخترتهما.
• فضّل تنسيقي DOCX وXLSX على التنسيقين الأقدم DOC وXLS متى كان ذلك عمليًا.
• راجع صلاحيات المشاركة الخارجية عند انتهاء العمل مع العميل.
• لا تعتبر المزامنة السحابية بديلًا عن نسخة احتياطية مستقلة.

قائمة التحقق لنقل Outlook: بيانات وإعدادات لا تُستعاد بالضرورة عند إعادة توصيل الحساب